ในแวดวงอุตสาหกรรมความเสี่ยงสูง โดยเฉพาะโรงงานพลาสติก ยาง ไม้ หรือกระดาษ เป็นภาพที่คุ้นเคยกับการลงทุนในระบบป้องกันความปลอดภัยที่ทันสมัย ไม่ว่าจะเป็นระบบดับเพลิงอัตโนมัติ ระบบตรวจจับควัน หรือระบบดูดฝุ่นสำหรับจัดการกับฝุ่นไวไฟ อย่างไรก็ตาม จากมุมมองด้านการประกันภัย การมีระบบเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ หากปราศจากหลักฐานการบำรุงรักษาที่ชัดเจนและเป็นระบบ เพราะสิ่งที่บริษัทประกันภัยให้ความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ใช่แค่ตัวอุปกรณ์ที่ติดตั้ง แต่คือบันทึกการบำรุงรักษาที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าระบบเหล่านั้นยังคงทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง
ความสำคัญของบันทึกการบำรุงรักษาสามารถอธิบายด้วยเหตุผลหลักสองประการที่ผู้ประกอบการและผู้บริหารควรทำความเข้าใจ
ประการแรกคือ การพิสูจน์ระดับความเสี่ยง บริษัทประกันภัยประเมินความเสี่ยงจากข้อมูลที่มีอยู่ ยิ่งข้อมูลครบถ้วน ชัดเจน และแสดงให้เห็นถึงการจัดการความเสี่ยงเชิงรุกมากเท่าไร ความน่าเชื่อถือของธุรกิจก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น การมีระบบดูดฝุ่นที่ล้ำสมัย แต่ปราศจากบันทึกว่ามีการทำความสะอาดไส้กรอง เปลี่ยนอะไหล่ หรือตรวจสอบการทำงานตามรอบเวลา ย่อมทำให้บริษัทประกันภัยไม่สามารถมั่นใจได้ว่าระบบนั้นจะทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพในยามจำเป็น โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงจากฝุ่นที่ติดไฟและระเบิดได้ง่าย หากระบบดูดฝุ่นทำงานไม่สมบูรณ์หรือมีฝุ่นสะสมตามท่อจากการบำรุงรักษาที่หละหลวม ก็อาจกลายเป็นสาเหตุของความสูญเสียครั้งใหญ่ได้
ประการที่สองที่สำคัญไม่แพ้กันคือ ขั้นตอนการพิจารณาสินไหมทดแทน ซึ่งเป็นจุดที่หลายธุรกิจอาจเผชิญความท้าทาย เมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น ไม่ว่าจะเป็นอัคคีภัยหรือความเสียหายต่อเครื่องจักร สิ่งแรกที่ผู้ประเมินสินไหมของบริษัทประกันภัยจะขอตรวจสอบคือ บันทึกการบำรุงรักษาระบบความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง พวกเขาต้องการหลักฐานที่พิสูจน์ว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานและดูแลรักษาระบบต่างๆ อย่างเคร่งครัด หากไม่สามารถแสดงบันทึกที่ครบถ้วนและถูกต้องได้ การพิจารณาอนุมัติเคลมอาจล่าช้าออกไป ในกรณีที่ร้ายแรงกว่านั้น บริษัทประกันภัยอาจตีความได้ว่าเกิดการละเลยการดูแลรักษาจนเป็นเหตุให้ความเสียหายขยายวงกว้าง ซึ่งอาจส่งผลให้การจ่ายค่าสินไหมถูกลดทอนลง หรืออาจถึงขั้นปฏิเสธการเรียกร้องสินไหม เนื่องจากถือว่าไม่ได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขกรมธรรม์ที่ระบุให้มีการบำรุงรักษาระบบป้องกันความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ
กรณีศึกษาที่สะท้อนประเด็นนี้ได้อย่างชัดเจนคือเรื่องราวของโรงงานแปรรูปไม้แห่งหนึ่ง ที่ลงทุนติดตั้งระบบดูดฝุ่นและชิปไม้ขนาดใหญ่ พร้อมระบบป้องกันประกายไฟที่ทันสมัย แต่เมื่อเกิดเหตุเพลิงไหม้ขึ้นในไซโลเก็บชิปไม้ แม้ความเสียหายจะไม่รุนแรงมากนัก สิ่งที่ทีมสำรวจภัยขอตรวจสอบเป็นอันดับแรกคือบันทึกการทำความสะอาดระบบดูดฝุ่นและบันทึกการตรวจสอบระบบป้องกันประกายไฟ ซึ่งทางโรงงานไม่สามารถแสดงเอกสารที่ครบถ้วนและเป็นไปตามรอบที่กำหนดได้ แม้จะมีการยืนยันว่ามีการดูแลระบบเป็นอย่างดี แต่เมื่อไม่มีหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร การเจรจาเพื่อเรียกร้องสินไหมจึงเป็นไปด้วยความยากลำบาก ส่งผลให้การจ่ายสินไหมล่าช้าและอาจไม่เป็นไปตามที่คาดหวังไว้ทั้งหมด
ในทางตรงกันข้าม โรงงานกระดาษอีกแห่งหนึ่งซึ่งมีระบบที่ไม่ได้ล้ำสมัยเท่า แต่กลับมีกระบวนการจัดเก็บบันทึกการบำรุงรักษาอย่างละเอียดถี่ถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนไส้กรอง การตรวจสอบสายพาน การทำความสะอาดท่อ หรือการตรวจเช็กระบบดับเพลิง เมื่อเกิดเหตุเพลิงไหม้ที่ไม่คาดฝัน การประเมินและการอนุมัติเคลมกลับเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว เพราะบริษัทประกันภัยเห็นถึงความมุ่งมั่นในการบริหารจัดการความเสี่ยงของโรงงานอย่างเป็นรูปธรรมผ่านเอกสารเหล่านั้น
ดังนั้น บันทึกการบำรุงรักษาจึงไม่ใช่แค่เอกสารประกอบการทำงาน แต่เป็นสินทรัพย์ที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารความเสี่ยง และเป็นเครื่องมือสร้างความมั่นใจให้กับบริษัทประกันภัยว่าธุรกิจนั้นมีมาตรการป้องกันที่ได้มาตรฐานและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง การมีระบบที่ยอดเยี่ยมนั้นเป็นสิ่งที่ดี แต่การมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าระบบนั้นได้รับการดูแลอย่างสม่ำเสมอ คือปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจได้รับความคุ้มครองอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยเมื่อถึงคราวจำเป็น และทำให้การบริหารจัดการความเสี่ยงของธุรกิจเป็นไปอย่างสมบูรณ์แบบ
สำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารที่ต้องการคำปรึกษาเชิงลึกเกี่ยวกับความเสี่ยงและการประกันภัยที่เหมาะสมกับธุรกิจโดยเฉพาะ สามารถติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญได้โดยตรง เพียงเพิ่มเพื่อนทาง LINE: @siamadvicefirm